Na edição do Diário Oficial da União do dia 20 de abril de 2020, foi publicada a instrução CVM n. 622 (“Instrução CVM 622”), de 17 de abril de 2020, que regulamentou a participação e votação a distância em assembleias gerais de acionistas realizadas por companhias abertas, tal como previsto no parágrafo 1º, do artigo 121, da Lei Federal n. 6.404/1976 (“Lei das Sociedades por Ações”), introduzido pela Medida Provisória n. 931, de 31 de março de 2020 (“MP 931/20”).
A Instrução CVM 622 foi editada como parte das medidas adotadas em razão da pandemia da Covid-19, estando compreendida na atuação estratégica da CVM voltada a preservar o funcionamento adequado do mercado de capitais brasileiro. Tal norma oferece orientação e segurança jurídica às companhias e demais participantes do mercado no que tange a regular realização de assembleias de acionistas, especialmente durante a vigência das normas e medidas restritivas de segurança sanitária editadas em âmbito federal, estadual e municipal.
Neste contexto, a nova regulamentação promoveu alterações no regime instituído pela Instrução CVM 481, de 17 de dezembro de 2009 (“Instrução CVM 481”), cuja regulamentação passou a compreender, também, as assembleias realizadas de modo exclusivamente ou parcialmente digital.
Para fins da instrução CVM 622, são consideradas assembleias exclusivamente digitais aquelas nas quais os acionistas podem participar e votar exclusivamente por meio de sistemas eletrônicos, sem prejuízo do uso de boletim de voto a distância. As assembleias parcialmente digitais são aquelas em que os acionistas podem participar e votar presencialmente ou a distância.
Dentre os principais pontos da nova regulamentação instituída pela Instrução CVM 622, destacam-se:
- A determinação do local de realização do conclave passou a ser disciplinado de forma distinta conforme o modo de realização das assembleias. Nas assembleias presenciais, é admitida, por motivo de força maior, a realização em local distinto da sede da companhia, desde que no mesmo município. As assembleias parcialmente digitais poderão ser realizadas fora do município da sede da companhia, excepcionalmente e mediante justificativa apresentada no edital de convocação. As assembleias exclusivamente digitais serão consideradas realizadas na sede da companhia;
- Para as assembleias que admitam a participação a distância por meio de sistema eletrônico, o edital de convocação deverá detalhar as regras e procedimentos sobre a participação e votação pelos acionistas, bem como prestar informações necessárias e suficientes para acesso e utilização do sistema eletrônico. Tais informações podem constar resumidamente no edital de convocação, contanto que nele seja indicado endereço eletrônico no qual possam ser acessadas na integralidade;
- Passa a ser admitido o depósito por meio de protocolo eletrônico dos documentos necessários para que seja admitida a participação ou representação de acionistas nas assembleias. Na hipótese de participação a distância, passa a ser permitido que a companhia exija o depósito prévio dos documentos em até 2 (dois) dias antes da realização da assembleia;
- O sistema eletrônico utilizado para participação a distância na assembleia pelos acionistas deverá assegurar (i) o registo de presença, (ii) os votos, (iii) a possibilidade de manifestação, (iv) o acesso simultâneo a documentos apresentados que não tenham sido previamente disponibilizados aos acionistas, (v) a gravação integral do conclave e (vi) a possibilidade de comunicação entre os acionistas;
- Caso a assembleia admita a participação a distância, é dever da companhia garantir ao acionista a participação e/ou votação por meio do sistema eletrônico, independentemente do envio de boletim de voto a distância. Em relação ao acionista que votar na assembleia, a companhia deverá desconsiderar eventuais instruções de voto previamente recebidas por meio de boletim de voto a distância;
- Os administradores, terceiros autorizados a participar e pessoas cuja presença seja obrigatória poderão participar a distância das assembleias realizadas de modo parcial ou exclusivamente digital;
- O registro em ata dos acionistas que participaram a distância será realizado pelo presidente e o secretário, cujas assinaturas poderão ser feitas por meio de certificado digital ou reconhecidas por outro meio que garanta sua autoria e integridade, em formato compatível com o adotado pela companhia para a realização da assembleia.
Por fim, a Instrução CVM 622 permitiu que as assembleias gerais ou especiais convocadas anteriormente a sua edição sejam realizadas segundo as regras nela previstas, desde que seja divulgado fato relevante com antecedência de, no mínimo, 05 (cinco) dias da realização da assembleia. O fato relevante deverá complementar as informações veiculadas no edital de convocação, em conformidade com o disposto na nova regulamentação instituída pela Instrução CVM 622. Para as assembleias convocadas até 30 de abril de 2020, o prazo de antecedência para divulgação do fato relevante fica reduzido para 01 (um) dia.
A Carpena Advogados coloca-se à disposição para sanar quaisquer dúvidas, oferecer orientação sobre o assunto e analisar as particularidades de cada situação, na busca por encontrar as alternativas viáveis e adequadas para cada situação proposta.
