Na edição do Diário Oficial da União do dia 06 de maio de 2020, foi publicada a Instrução CVM n. 623 (“Instrução CVM 623”), de 05 de maio de 2020, que tornou obrigatória a conservação das gravações de assembleias de acionistas realizadas na forma digital, pelo prazo de 5 (cinco) anos.
A Instrução CVM 623 veio a complementar a regulamentação introduzida pela Instrução CVM n. 622, de 17 de abril de 2020 (“Instrução CVM 622”), que disciplinou a realização de assembleias de modo exclusivamente ou parcialmente digital. Tais medidas integram a estratégia adotada pela Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) para preservar as condições de funcionamento de mercado, propiciando meios para o cumprimento das obrigações regulamentares e legais dos participantes do mercado, durante a vigência de medidas restritivas impostas por atos governamentais de combate à disseminação do novo Coronavirus e de contenção da pandemia da Covid-19.
Por força da regulação introduzida pela Instrução CVM 622, a Instrução CVM n. 481, de 17 de dezembro de 2009 (“Instrução CVM 481”) institui, como requisito à realização de assembleias exclusivamente ou parcialmente digitais, que o sistema eletrônico fornecido pelas companhias registre, na íntegra, o conclave.
Neste contexto, a Instrução CVM 623 introduziu o parágrafo único ao artigo 21-E da Instrução CVM 481, tornando obrigatória a conservação e manutenção, pelas companhias abertas, da gravação da integralidade das assembleias por elas realizadas. O prazo no qual deverão permanecer arquivados os arquivos contendo o registro das assembleias será de 05 anos, podendo, em caso de processo administrativo, a CVM determinar a conservação por prazo superior, conforme dispõe o artigo 21-E da Instrução CVM 481.
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