Foi publicada no Diário Oficial da União, de 15 de abril de 2020, a Instrução Normativa DREI nº 79 (“Instrução DREI 79”), que regulamentou a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas, previstas, respectivamente, no artigo, 121, parágrafo 2º, da Lei Federal n. 6.404/1976 (“Lei das Sociedades Anônimas”), artigo 1.080-A, da Lei Federal n. 10.406/2002 (“Código Civil”), e artigo 43-A, da Lei Federal n. 5.764/1971 (“Lei das Cooperativas”), introduzidos pela Medida Provisória n° 931, publicada 30 de março de 2020.
De acordo com a Instrução DREI 79, a assembleia ou a reunião poderá ser realizada de forma (i) semipresencial, que se dará quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar tanto presencialmente, no local físico da realização do conclave, assim como a distância; ou (ii) digital, que será quando a participação e votação for exclusivamente a distância, hipótese na qual será considerada realizada na sede da sociedade, para todos os fins legais (art. 1º, § 1° e 3º, Instrução DREI nº 79).
Em qualquer das modalidades de reuniões ou assembleias, prevê a regulamentação que a participação e votação poderá ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, por meio de sistema eletrônico utilizado no conclave (art. 1º, § 2º).
Além da observância das normas atinentes ao respectivo tipo societário e das previstas no contrato ou estatuto social da sociedade, no que se refere à convocação, instalação e deliberação da reunião ou assembleia, a Instrução DREI 79 institui, em seu artigo 2º, deveres adicionais à sociedade que visam assegurar o pleno exercício dos direitos políticos dos acionistas, sócios ou associados, quais sejam:
a disponibilização dos documentos e informações inerentes à ordem do dia da reunião ou assembleia deve se dar por meio digital seguro, além de observar a forma já prevista em lei;
- o instrumento de convocação deve informar, em destaque, a forma de realização da reunião ou assembleia (semipresencial ou digital), detalhando como se dará a participação e votação a distância;
- caso a sociedade opte pela veiculação resumida da forma de participação e votação a distância no ato de convocação, deverá indicar o endereço eletrônico onde as informações completas acerca dos meios de participação e votação devem estar disponíveis de forma segura para consulta;
- a utilização de sistema e tecnologia acessíveis para a participação e votação de todos acionistas, sócios ou associados, o qual deverá atender aos requisitos previstos no artigo 6º[1], da Instrução DREI 79. A sociedade ficará isenta de responsabilidade por situações que prejudiquem a participação ou votação que não estejam sob seu controle, por problemas em equipamentos ou de conexão à internet utilizados pelos acionistas, sócios ou associados.
Os documentos exigidos para participação ou representação na assembleia ou reunião poderão ser protocolados eletronicamente, ficando assegurada a participação do acionista, sócio ou associado que os apresentar até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos (art. 3º, §§ 1º e 2º, Instrução DREI 79).
Nos termos do artigo 5º da Instrução DREI 79, será computada presença à reunião ou à assembleia do acionista, sócio ou associado que (i) comparecer ou se faça representar presencialmente; (ii) cujo boletim de voto a distância seja considerado válido pela sociedade; ou (iii) que registre sua presença no sistema eletrônico de participação, por si ou por representante. Os livros societários e a ata respectiva serão assinados pelo presidente e secretário, os quais certificarão em tais documentos os acionistas, sócios ou associados presentes (artigo 5º, parágrafo único, Instrução DREI 79).
Pela regulamentação, fica autorizada a contratação de terceiros pela sociedade para administração e processamento de informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e digitais, o que não exclui sua responsabilidade pelo cumprimento das normas aplicáveis (art. 4º, Instrução DREI 79). Todos os documentos e a gravação integral do conclave deverão ser mantidos em arquivo pela sociedade, pelo prazo em que terá cabimento ação que vise anulá-la (art. 4º, parágrafo único, Instrução DREI 79).
A instrução normativa ainda definiu que as reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus, poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes ou declarem expressamente sua concordância (art. 11º, Instrução DREI 79).
[1] Art. 6º O sistema eletrônico adotado pela sociedade para realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deve garantir:
I - a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave;
II - o registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;
III - a preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante todo o conclave;
IV - o exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado, bem como o seu respectivo registro;
V - a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;
VI - a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;
VII - a gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; e
VIII - a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória.
Parágrafo único. Nas cooperativas, o sistema de que trata o caput deve garantir também anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social previr o voto secreto.
